به منظور حفظ نظم و افزایش کارایی گروه گوگل گرایش مدیریت سیستمها، نکاتی خدمت شما عزیزان ارائه میگردد که انشاءاله با رعایت آنها بدون اینکه محدودیت خاصی در فعالیت اعضا به وجود بیاید شاهد ساماندهی بیشتر ایمیلهای گروه و افزایش نظم و خوانایی ایمیلها خواهیم بود.
موارد ذیل بر اساس تجربیات سالهای گذشته فعالیتهای این گروه و بررسی سوابق فعالیتهای مجموعه گردآوری شده است:
۱- عنوان ایمیلهای ارسالی باید واضح، کامل و مرتبط با موضوعی باشد که در متن ایمیل بیان میشود و برای ایمیلهای درسی باید نام درس نیز ذکر شده باشد. بنابراین ارسال ایمیلهای بدون موضوع و یا موضوعات مبهم و یا ایمیلهای درسی که نام درس مشخص نباشد امکانپذیر نیست.
۲- تایپ فینگلیش ممنوع است. موضوع ایمیل و متن آن یا فارسی یا انگلیسی باید باشد و ایمیلهای فینگلیش ارسال نمیشود.
۳- ارسال پاسخهای نامربوط به موضوع و بیان مطلبی نامرتبط با عنوان ایمیل ممنوع است. مثلا در ایمیل اطلاع رسانی نمره فلان درس نباید در مورد گروه بندی پروژه و یا موارد نامربوط دیگر بحث شود.
۴- ایملیهای سرگرمی و تفریحی: هر ماه یک ایمیل با موضوع “زنگ تفریح” ارسال میشود که کاربران مطالب غیر درسی و سرگرمی و رفع خستگی کننده را در پاسخ به آن ایمیل ارسال میکنند تا همه ایمیلهای سرگرمی زیر عنوان یک ایمیل در Inbox اعضا قرار گیرد. اگر اولین ایمیل تفریحی یک ماه را میخواهید ارسال کنید عنوان ایمیل شما به صورت “زنگ تفریح – اسفند ۱۳۹۰” (یا ماه های دیگر) خواهد بود. اخبار معمولی نیز در این بخش قرار دارد.
۵- بحثهایی که منجر به خشونت، ناراحتی و برخوردهای نامناسب بشود و لحن و محتوایی در شان دانشجویی در این مقطع بالای تحصیلی نداشته باشد حذف میشود.
۶- ایمیلهایی که مربوط به مسایل درسی و کلاسی نیستند و ایمیل سرگرمی و تفریحی نیز نمیباشند و برای عموم اعضا مفید است (مثلا فراخوان کنفرانسها، خبر مهم و فوری، مسایل کلی مرتبط با دانشگاه، برگزاری جلسات و …) باید در ابتدای عنوان ایمیل عبارت “غ.د” مخفف غیردرسی قید شود. در این صورت کاربرانی که مایل باشند میتوانند با استفاده از قابلیت فیلترینگ جیمیل این نوع ایمیلها را به صورت مناسب دسته بندی کنند.
قابلیت فیلترینگ جیمیل به شما اجازه میدهد که مثلا اگر نیازی به دریافت ایمیلهای درسی روزمره گروه ندارید ایمیلهای گروه را در یک پوشه دسته بندی کنند و حتی در اینباکس آنها نیز مشاهده نشود. (به صورت خودکار آرشیو، حذف، فوروارد و … شود)
۷- ارسال ایمیل با یک موضوع و تحت چند عنوان مجاز نیست. مثلا اگر کسی مشکلی در مورد LMS یا عدم امکان ارسال فایل در LMS فرستاده است کلیه موضوعات مشابه با آن باید در پاسخ به همان ایمیل ارسال شود.
۸- مطالبی که ماهیت آنها قابلیت آرشیو شدن، استفاده برای دانشجویان ترمهای بعدی، چندین بار استفاده شدن و یا کاربرد عمومی دارد میبایستی در انجمن گفتگو و یا وبسایت مطرح شود و فقط میتوان لینک و توضیح آن را از طریق ایمیل اطلاع رسانی کرد. (مثلا آموزش یک نرم افزار خاص یا قرار دادن یک منبع درسی البته در صورتیکه ناقض کپی رایت نباشد)
۹- حجم فایلهای قابل ضمیمه کردن از طریق ایمیل گروهی حدود ۴ مگابایت میباشد و طبق بند قبل حتی الامکان در صورت نیاز جهت به اشتراک گذاری فایل از سرویسها انجمن گفتگوی دانشجویان، وبسایت دانشجویان و یا فضای FTP میتوان استفاده نمود.
۱۰- ایجاد موضوعات بی ارزش یا خیلی کلی و واضح که نشان دهنده عدم مطالعه مناسب فرد، عدم جستجو و یا بی دقتی های او دارد بسته به موضوع ممکن است ارسال نشود. به عنوان مثال: “کسی شماره دانشکده را دارد؟”!!!!!
۱۱- معرفی وبلاگ، وبسایت یا گروههای دانشجویی مشابه که باعث انحراف و سردرگمی و پراکندگی دانشجویان میشود و هیچ فعالیت جدید و متفاوتی نسبت به سرویسهای موجود ارائه نمیکنند ممنوع است.
۱۲- تبلیغات تجاری فردی و مباحث سیاسی غیر مرتبط با رسالتهای گروه بدون هماهنگی با مدیران گروه ممنوع است. بحث های مرتبط با مسایل فن آوری اطلاعات حتی اگر به نحوی مرتبط با مسایل سیاسی کشور یا جهان باشد آزاد است به دلیل اینکه اعضای این گروه مدیران و مشاوران و متخصصان حوزه های فن آوری خواهند بود و اینگونه بحثها میتواند سازنده نیز باشد.
۱۳- هویت کاربران باید مشخص باشد و در صورتی که نشانی ایمیل و یا نام و نام خانوادگی ایمیل آنها نشان دهنده هویتشان نباشد در این صورت حتما باید نام فرد در متن ایمیل یا امضای آن وجود داشته باشد در غیر این صورت ارسال ایمیل مجاز نیست.
۱۴- ارسال ایمیلهای بسیار طولانی و یا ایمیلهایی که فرمت نمایش صحیحی نداشته باشند مانند مشکل در Encoding ایمیل، استفاده از تصاویر با ابعاد بسیار بزرگ، ارسال فایلهای ضمیمه ای که باید در انجمن یا وبسایت قرار داشته باشد، محتوای نامناسب که باعث بروز تنش در گروه شود و … ممنوع خواهد بود.
* خوشبختانه اعضای این گروه را همگی افراد تحصیل کرده و متخصص در بخشهای مختلف به خصوص فن آوری اطلاعات تشکیل داده است و به نحوی مشترکات زیادی بین اعضا وجود دارد و از این رو تا حد امکان سعی میشود که محدودیت و سانسوری به دلیل محتوای ایمیلها وجود نداشته باشد و بیشتر جنبه نظم و ساختاربندی صحیح ایمیلها مد نظر قرار دارد.
از تاریخ ۱ فروردین ماه ۱۳۹۰ عضویت در گروه گوگل مدیریت سیستمها به منزله توافق با موارد مذکور نیز میباشد و در صورتی که موارد مطرح شده مورد توافق هر یک از اعضا نباشد میتواند عضویت خود را در گروه ملغی نموده و یا موارد خاص را به اطلاع مدیران گروه برسانند.
در صورتی که بخشهایی از این متن تغییر کند و یا قوانین جدیدی اضافه شود در بخش مربوطه در انجمن گفتگو به روزرسانی خواهد شد.
با تشکر از حسن همکاری و توجه اعضای محترم
(سوالات و نظرات مرتبط با این توافقنامه را در آن انجمن میتوانید ارسال کنید)
نشانی گروه و آرشیو مطالب: groups.google.com/group/vusmis
نشانی انجمن: forums.svus.ir
وبسایت: www.svus.ir
